Whistleblowing - adempimenti
Consulenza e adempimenti normativa whistleblowing
Servizio di consulenza per la messa a norma e l’implementazione di quanto previsto dalla vigente normativa sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Progettazione ed implementazione di un sistema di gestione adeguato a ricevere ed esaminare le possibili segnalazioni trasmesse dai segnalanti.
· Analisi del contesto aziendale e definizione delle modalità di implementazione
· Redazione della procedura o regolamento interno di gestione delle segnalazioni
· Redazione della lettera di incarico per i soggetti coinvolti
· Adempimenti organizzativi interni, modulistica
· Procedure di tutela della riservatezza: informative privacy, modulistica di acquisizione e gestione del consenso per i trattamenti che lo prevedono, politica di data retention, DPIA, raccordo con la normativa in materia di protezione dei dati personali.
· Procedura di tutela dalle ritorsioni – raccordo con regolamenti interni
· Comunicazione al personale – bozza di comunicazione diretta o in bacheca.
· Eventuale corso di formazione e divulgazione multimediale per il personale (optional)
· Istituzione dei canali di segnalazione adeguati – preferibilmente mediante assunzione del ruolo di canale esterno di segnalazione e numero telefonico dedicato
· Adozione delle procedure conformi a legge per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni
· Attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute mediante gestione dell’allerta ricevuta con riscontro al soggetto segnalante e ai soggetti destinatari.
· Reportistica periodica
Si garantisce la terzietà e l’assenza di conflitto di interesse nel soggetto esterno che assumerà il ruolo di canale di segnalazione.
CHIAMA SUBITO PER MAGGIORI DETTAGLI: SGST SRL (+39) 02 9713 2113
COSTI
Costo omnicomprensivo per il servizio, include 2 segnalazioni all’anno:
sotto 50 dip. = 800€+iva
da 50 a 250 dip. = 1.200€+iva
Costo omnicomprensivo per il servizio, include 4 segnalazioni all’anno:
Fino a 250 dip = 2000€ + iva
Fino a 1000 dip = 3000€ + iva
Fino a 2000 dip = 4000€ + iva
Costo variabile per ogni segnalazione gestita:
Segnalazioni pervenute e respinte: 50 € + iva
Segnalazioni pervenute e accolte: 250 € + iva
CHIAMA SUBITO PER MAGGIORI DETTAGLI: SGST SRL (+39) 02 9713 2113
INFORMAZIONI
- Cos'è il Whistleblowing?
Il whistleblowing è l'atto di segnalare attività illecite, non etiche o pericolose all'interno di un'organizzazione da parte di un suo membro o dipendente. La norma di riferimento (D.Lgs n. 24/2023) prevede una serie di adempimenti volti ad organizzare quanto necessario per ricevere e gestire le segnalazioni, nel rispetto della riservatezza e in modo da impedire ritorsioni per i soggetti coinvolti.
- Chi deve mettersi in regola?
Le aziende con più di 250 dipendenti dal 15/07/2023
Le aziende con più di 50 dipendenti entro il 17/12/2023
Sono soggetti inoltre agli enti che si occupano di particolari settori sensibili (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), nonché a quelli che hanno adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001. entro il 17/12/2023
- Cosa può essere oggetto di segnalazione?
illeciti civili; illeciti penali; illeciti amministrativi e contabili; illeciti rientranti nell’ambito dei reati presupposto di cui al decreto legislativo n. 231/2001 o violazione dei modelli di organizzazione e gestione; illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione; atti od omissioni lesivi degli interessi finanziari dell’Unione Europea o del mercato interno.
È possibile segnalare le condotte illecite qualora vi sia un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni in proprio possesso siano vere e rientrino nell’ambito della normativa.
- Cosa fare?
Oltre a quanto stabilito della norma di legge, sono state emanate diverse linee guida che chiariscono ogni singolo adempimento. Altre linee guida e applicazioni pratiche saranno emanate nei prossimi mesi e successivamente aggiornate. La gestione dei whistleblower è un processo in costante revisione e gli adempimenti stessi saranno oggetto di aggiornamento e allineamento alla più recenti disposizioni normative, linee guida, sentenze.
- Che caratteristiche avrà il soggetto che riceve la segnalazione?
L'ente autonomo che riceve la segnalazione, imparziale e indipendente, appartenente ad un ordine professionale, soggetto a codice deontologico e tenuto al segreto, sarà esterno all’azienda, è adeguatamente formato e garantisce il requisito di protezione dell’identità del soggetto segnalante. Nell’ambito del suo incarico si occuperà di:
ricevere ed esaminare la fondatezza delle segnalazioni pervenute;
assicurare una efficiente e tempestiva gestione delle segnalazioni;
rilasciare alla persona segnalante un verbale;
prendere e mantenere contatti con il segnalante al fine di approfondire la notizia ed acquisire tutti gli elementi di prova utili per i successivi approfondimenti e sviluppi;
implementare un sistema di reportistica per veicolare le segnalazioni ai soggetti preposti (es. CdA);
garantire la riservatezza del soggetto segnalante, salvo diversa volontà dello stesso;
conservare e custodire la documentazione inerente ciascuna segnalazione nei termini previsti dalla normativa vigente.
- È necessaria una piattaforma software?
No
Le imprese devono predisporre propri canali di segnalazione interna o esterna secondo le linee guida. La norma non richiede alcuna dotazione tecnologica ma lascia all’azienda privata la libertà di decidere la migliore soluzione rispetto alle proprie particolarità.
Una piattaforma software implica una notevole quantità di temi da gestire che altri canali di segnalazione non prevedono come, a titolo di esempio, la cifratura dei dati in transito, la cifratura dei dati sui database, la gestione sicura del server, gli eventuali data breach connessi all’infrastruttura, la qualificazione del fornitore nei modi previsti dal GDPR, l’aumento dei soggetti che avranno accesso ai dati sei segnalati e dei segnalati.
Una piattaforma può essere essenziale per enti complessi, con migliaia di lavoratori, sparsi su tutto il territorio nazionale e con un alto numero di segnalazioni da gestire.
Al contrario, aziende che devono applicare la norma ma che prevedono un basso o bassissimo numero di segnalazioni, dovrebbero semplificare il processo organizzando un canale di segnalazione economico, flessibile e senza ulteriori elementi di complessità.
-Chi può inviare le segnalazioni?
I Whistleblower possono essere, oltre ai dipendenti dell'organizzazione, anche i collaboratori autonomi quali liberi professionisti o consulenti della società, volontari e tirocinanti anche non retribuiti, azionisti/soci, ecc.